Regulamin organizacyjny

Regulamin organizacyjny Wirtualne Technologie Sp. z o.o.

§1

1. „Regulamin organizacyjny” Wirtualne Technologie Sp. z o.o., zwany dalej regulaminem, jest podstawowym, wewnętrznym dokumentem spółki regulującym zasady działania przedsiębiorstwa, jego kierownictwa i podległych pracowników.

2. Celem regulaminu jest określenie organizacji przedsiębiorstwa Wirtualne Technologie Sp. z o.o. (ze szczególnym uwzględnieniem struktury służbowej i funkcjonalnej), określenie zasad stanowienia prawa wewnętrznego (tworzenia wewnętrznych aktów prawnych) oraz zasad i form sprawowania kontroli w przedsiębiorstwie.

3. Regulamin organizacyjny przedsiębiorstwa stanowi załącznik do uchwały zarządu uchwalającej regulamin.

4. Treść niniejszego regulaminu jest skierowana do wszystkich pracowników przedsiębiorstwa i jednocześnie stanowi dla nich tajemnicę służbową.

§2

1. Strukturę organizacyjną spółki określają następujące wewnętrzne akty prawne (które są załącznikami wchodzącymi w skład regulaminu):

1) schemat organizacyjny przedsiębiorstwa;

2) wykaz stanowisk pracy.

2. Akt prawa wewnętrznego, o którym mowa w pkt 1, powinien wydawać zarząd przedsiębiorstwa w formie uchwały, a akty, o których mowa w pkt 2 – prezes zarządu w formie zarządzenia wewnętrznego (w przypadku gdy nie są one załącznikami do regulaminu).

§3

W zakresie organizacji i porządku pracy w Wirtualne Technologie Sp. z o.o. obowiązują przepisy „regulaminu pracy” odpowiadające przepisom niniejszego regulaminu.

§4

1. Regulamin stanowi, że zarządzanie w przedsiębiorstwie spółki należy do prezesa zarządu spółki, a poszczególne sfery działania przedsiębiorstwa stanowią samodzielne piony organizacyjne, którymi zarządzają dyrektorzy departamentów.

2. Regulamin określa następujące funkcjonalne piony organizacyjne – departamenty:

1) Departament Rozwoju;

2) Departament IT;

3) Departament Kadr i Organizacji;

4) Departament Handlu i Marketingu;

5) Departament Finansów;

6) Departament Współpracy z Zagranicą.

3. Regulamin ustala, że w ramach poszczególnych departamentów funkcjonują następujące komórki organizacyjne (działy, zespoły), kierowane przez kierowników lub koordynatorów tych jednostek:

Departament Rozwoju:

1) Dział Innowacji;

2) Dział Badań i Rozwoju;

3) Zespół Analiz Strategicznych;

Departament IT:

1) Dział Administracji Systemów;

2) Dział Rozwoju Oprogramowania;

3) Zespół Wsparcia Technicznego;

Departament Kadr i Organizacji:

1) Dział Rekrutacji;

2) Zespół Szkoleń;

Departament Handlu i Marketingu:

1) Dział Sprzedaży;

2) Dział Marketingu Internetowego;

3) Dział Relacji z Klientami;

Departament Finansów:

1) Dział Księgowości;

2) Zespół Kontrolingu;

3) Zespół Budżetowania;

Departament Współpracy z Zagranicą:

1) Zespół ds. Kontaktów z Partnerami;

2) Zespół ds. Logistyki Międzynarodowej;

4. Schemat organizacyjny przedsiębiorstwa, stanowiący integralną część niniejszego regulaminu, określa zależność i drogę służbową obowiązujące w spółce.

§5

Wewnętrzną strukturę organizacyjną danego departamentu funkcjonalnego określa prezes zarządu spółki samodzielnie lub na wniosek kierownika danego departamentu.

§6

1. Do podstawowych zadań kierownika departamentu należy:

1) realizacja zadań departamentu;

2) analiza wewnętrznych i zewnętrznych warunków działania oraz przewidywanie zmian, w szczególności dostrzeganie zagrożeń i szans;

3) planowanie bieżące i perspektywiczne;

4) budżetowanie i raportowanie do zarządu spółki, zarówno merytoryczne, jak i z wykonania budżetu;

5) organizowanie przedsięwzięć i zadań, wykonawców i ich współdziałania;

6) tworzenie i stosowanie systemu skutecznego motywowania pracowników;

7) tworzenie i doskonalenie procedur działania;

8) rejestracja i dokumentowanie operacji handlowych wynikających z działalności spółki;

9) utrzymywanie systemu terminowej i wiarygodnej informacji, obejmującego w szczególności: dopływ informacji do odpowiednich jednostek organizacyjnych, kontrolę i syntezę informacji, informowanie prezesa zarządu w zakresie określonym indywidualnie.

2. Do podstawowych zadań kierownika działu należy:

1) realizacja zadań działu określonych przez akty wewnętrzne spółki oraz dyrektora departamentu;

2) organizowanie pracy działu i podległych pracowników;

3) planowanie pracy działu w określonych przedziałach czasowych;

4) planowanie pracy i ocenianie podległych pracowników;

5) prowadzenie przedsięwzięć oraz wykonywanie zadań wynikających z poleceń dyrektora departamentu;

6) stosowanie systemu skutecznego motywowania pracowników;

7) przestrzeganie ustalonych procedur działania;

8) rejestracja i dokumentowanie prowadzonych operacji handlowych, w których bierze udział komórka organizacyjna;

9) raportowanie do dyrektora departamentu i przestrzeganie budżetu.

3. Szczegółowe zadania kierownika komórki organizacyjnej powinien określać kierownik departamentu w drodze decyzji.

§7

Kierownik departamentu w ramach otrzymanego od zarządu spółki pełnomocnictwa szczególnego jest uprawniony do podejmowania samodzielnych decyzji wywołujących skutki finansowe, związanych z przydzieloną sferą działalności, w zakresach przewidzianych innymi wewnętrznymi regulacjami.

§8

1. W Wirtualne Technologie Sp. z o.o. struktura służbowa jest trzypoziomowa, a kompetencje służbowe osób reprezentujących poszczególne poziomy są następujące:

1) pracownik – posiada prawa i obowiązki określone w Kodeksie pracy z tytułu nawiązanego stosunku pracy;

2) bezpośredni przełożony – organizuje pracę, ustala jej harmonogram, rozlicza pracownika podwładnego z czasu pracy oraz wykonania zadań, a także ocenia jego pracę;

3) przełożony zarządzający – wykonuje zarząd operacyjny danego pionu (kierownik departamentu funkcjonalnego) i w ramach tego zarządu motywuje podległych pracowników, stosując nagrody i wyróżnienia oraz sankcje służbowe na wniosek bezpośredniego przełożonego lub z własnej inicjatywy.

2. Oprócz wymienionych wyżej trzech poziomów struktury służbowej w poszczególnych departamentach funkcjonalnych mogą występować pracownicy pełniący dodatkowe funkcje koordynujące, obejmujące wybranych pracowników lub wybrane zadania realizowane w poszczególnych komórkach organizacyjnych.

3. Zakresy działania i kompetencje osób pełniących dodatkowe funkcje koordynujące są każdorazowo określane w formie zarządzenia prezesa zarządu spółki.

§9

1. Kompetencje przełożonego bezpośredniego i zarządzającego mogą być łączone (gdy przełożony zarządzający sprawuje równocześnie funkcję przełożonego bezpośredniego).

2. W stosunkach służbowych pracowników obowiązuje droga służbowa określona przez poziomy struktury.

§ 10

W Wirtualne Technologie Sp. z o.o. obowiązują cztery rodzaje wewnętrznych aktów normatywnych, ustalających obowiązujące prawo wewnętrzne, których hierarchia powinna być następująca:

1) uchwała zarządu spółki;

2) zarządzenie wewnętrzne prezesa zarządu;

3) procedura (samoistna lub wynikająca z aktu wyższego rzędu, np. zarządzenia wewnętrznego);

4) decyzja dyrektora departamentu funkcjonalnego;

5) decyzja kierownika komórki organizacyjnej.

§ 11

1. Jeżeli w normatywnym akcie wewnętrznym nie określono jednoznacznie czasu jego obowiązywania, powinno to oznaczać, że akt ten obowiązuje do odwołania.

2. Każdy wewnętrzny akt normatywny powinien posiadać następujące cechy:

1) nazwę aktu;

2) numer łamany przez WT/2024/01;

3) 2024-10-26;

4) zapis tytułowy (czego dotyczy);

5) cel lub krótkie uzasadnienie wydania (w razie potrzeby także przywołanie innej uprawnionej osoby, w porozumieniu z którą został on wydany);

6) podstawę prawną danego unormowania (odniesienie do przepisów wyższego rzędu);

7) część merytoryczną;

8) określenie ul. Kwiatowa 12, 00-000 Warszawa dla doręczeń (adresatów);

9) Jan Kowalski oraz funkcję osoby podpisującej akt.

§ 12

Oprócz aktów normatywnych wymienionych w § 10 niniejszego regulaminu w Wirtualne Technologie Sp. z o.o. funkcję podstawowych aktów normatywnych, wydawanych w formie pisemnej, spełniają instrukcje służbowe (technologiczne lub stanowiskowe) oraz polecenia służbowe wydawane przez dowolnego kierownika komórki organizacyjnej w stosunku do bezpośrednio podległych mu pracowników, niezależnie od stosowanej formy tych poleceń – pisemnej lub ustnej.

§ 13

Osoba zarządzająca ma prawo wydać samodzielnie akt normatywny dotyczący pracowników zatrudnionych w podległych jej komórkach organizacyjnych. W przypadku gdy akt normatywny ma obejmować pracowników zatrudnionych w komórkach organizacyjnych podległych innej osobie zarządzającej, akt taki powinien być wydany w porozumieniu z tą osobą. Uzyskanie wspomnianego porozumienia powinno być zapisane w przepisach wstępnych aktu.

§ 14

Procedury są określane w drodze zarządzenia prezesa zarządu i nie mogą być uzupełniane w drodze innych wewnętrznych aktów normatywnych (innych procedur oraz decyzji).

§ 15

Oryginały aktów normatywnych powinien przechowywać i archiwizować kierownik komórki organizacyjnej, który dany akt wydał.

§ 16

Oprócz aktów normatywnych wewnętrznych w Wirtualne Technologie Sp. z o.o. przestrzegane i stosowane są ogólnie obowiązujące przepisy prawa.

§ 17

1. Regulamin wchodzi w życie z dniem 2024-11-01.

2. Wszelkie zmiany niniejszego regulaminu wymagają dla swej ważności zatwierdzenia przez zarząd spółki w drodze uchwały zarządu.